Voor veel bedrijven is het weer tijd voor een jaarverslag. Op korte termijn moeten verschillende mensen input leveren om dit belangrijke document vorm en inhoud te geven. En als de tijdsdruk al niet lastig genoeg is, moet het ook nog een foutloos, duidelijk geheel worden. Bestuur en aandeelhouders, maar waarschijnlijk ook relaties en klanten, pluizen het jaarverslag uit en gebruiken het als uitgangspunt voor strategische beslissingen. Dat het maken van een jaarverslag niet altijd even soepel gaat, zal voor veel bedrijven herkenbaar zijn. Krappe deadlines en iedereen zijn eigen insteek zorgen voor een document waarin consistentie in stijl, grammatica en terminologie soms ver te zoeken is. Dat de inhoud klopt, is natuurlijk cruciaal. Maar een goed verzorgd, makkelijk leesbaar en foutloos jaarverslag is minstens zo belangrijk.
Eenheid in stijl en terminologie
Een jaarverslag bestaat meestal uit een aantal verplichte onderdelen, waar verschillende mensen voor verantwoordelijk zijn. Iedereen moet tijd vrij maken om stukken te schrijven, terwijl de gewone werkzaamheden doorgaan. Dat de taken daarom opgesplitst worden is begrijpelijk, maar leidt meestal wel tot fouten en een onsamenhangend geheel. Aanspreekvormen variëren van je, jij en u tot hun, zij en ze. De een schrijft actief, de ander passief. In de financiële stukken worden de cijfers wel gecontroleerd, maar ontbreekt het vaak aan consistentie in terminologie. Waar de een het woord ‘bijdrage’ gebruikt, heeft de ander het over ‘contributiemarge’. En ‘liquiditeit’ wordt op sommige plaatsen vervangen door ‘current ratio’. De ICT-afdeling blijkt vaak over een geheel eigen taal te beschikken, die meer uit afkortingen dan uit woorden bestaat. WYSIWYG. Kortom: zelfs als de informatie inhoudelijk klopt, kan een jaarverslag toch slordig en verwarrend overkomen. Niet zoals een bedrijf zich wil presenteren.
Van noodzakelijk kwaad naar effectieve marketingtool
Een andere kijk op het jaarverslag kan een groot verschil maken. Niet alleen figuurlijk door het als een effectieve marketingtool te zien i.p.v. als een noodzakelijk kwaad. Maar ook letterlijk door er iemand van buiten de organisatie naar te laten kijken. Iemand die het overzicht bewaart, let op leesbaarheid en volledigheid. Iemand die er een consistent, stijlvast, foutloos en presentabel geheel van maakt. Met andere woorden, een ervaren tekstredacteur. Door het jaarverslag de nodige aandacht te geven, wordt het een aantrekkelijk document waar de doelstellingen, strategie, cijfers en het profiel van het bedrijf duidelijk in naar voren komen. Een document waar alle focus op de inhoud ligt en men uitsluitend complimenten krijgt over de uiterlijke verschijning!
Meer weten over het redigeren van een jaarverslag? Stuur een e-mail naar Straightforword of bel naar 06-14399375.